Wstęp

W niniejszej „Polityce Prywatności” wyjaśniamy stosowane przez nas praktyki w zakresie gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania określonych informacji, w tym danych osobowych użytkownika.

Traktując jako priorytet bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez serwis iconity.pl (dalej: „icon” lub „serwis”) dbamy aby wszystkie nasze działania pozostawały w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”). Wypełniając obowiązki informacyjne, dla zachowania transparentności i zrozumiałości stosowanych przez nas zasad ochrony Państwa danych osobowych, przedstawiamy Państwu niniejszą politykę prywatności.

Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych dla celów realizacji Umowy na korzystanie z systemu Icon  jest Iconity Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Cicha 20, 40-116; wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS – 0000348995; NIP: 6342740128, REGON: 241513939 (dalej „Iconity”).

Administratorem w odniesieniu do danych osobowych podanych przez Usługobiorcę tj. klientów Usługobiorcy, jego kontrahentów czy pracowników, które to dane Usługobiorca może wprowadzać do Serwisu (dane te mogą być zawarte np. na wprowadzanych przez Usługobiorcę fakturach), jest Usługobiorca. Na wypadek, gdyby nastąpiła konieczność przetwarzamy tych danych przez nas (np. poprzez prace techniczne na naszym serwerze, na którym dane będą przechowywane) Usługobiorca, zawierając Umowę, powierza Iconity, jako podmiotowi przetwarzającemu, dane osobowe do przetwarzania, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1).

Przetwarzanie danych osobowych będzie miało charakter czynności polegających na:

1. aktualizacji struktury danych zawartych w bazie danych związanej z rozwojem systemu
2. prowadzeniu prac administracyjnych, konserwacyjnych oraz serwisowych na serwerach
3. weryfikacji przyczyn powstałych błędów oraz problemów związanych z funkcjonowaniem systemu
4. realizacji bieżącej obsługi systemu poprzez dział wsparcia technicznego
5. realizacji prac szkoleniowych oraz doradczych w zakresie wykorzystania i dostosowania systemu
6. parametryzacji i przygotowania elementów systemu dostosowanych do specyficznych wymagań Usługobiorcy

 

Dane osobowe i prywatność

Jeśli Usługobiorca zamierza założyć konto „Użytkownika” oraz korzystać z naszych usług, zostanie poproszony o podanie nam swoich danych osobowych. Dane te mogą być przez nas przetwarzane we wskazanych poniżej celach, związanych z funkcjonowaniem Serwisu i świadczeniem usług w nim oferowanych. Usługi te mogą polegać przede wszystkim na prowadzeniu Twojego konta i udostępnianiu funkcji Icon.

W przypadku danych osób dedykowanych do realizacji umowy administrator informuje, iż dane te pozyskał od strony z którą zawarł umowę, tj. Usługobiorcy. Dane te mogą obejmować: imię i nazwisko, numer telefonu, adres email, stanowisko, dane firmy z którą osoba dedykowana do wykonania umowy współpracuje.

 

Wykorzystanie danych

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Prawnie uzasadniony cel (jeżeli występuje)
Zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontaktowanie się z klientem w związku z jej realizacją	a)      art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie danych osób będących stronami umowy; b)      art. 6 ust. 1 lit f RODO w zakresie osób dedykowanych do wykonania umowy.	Prawnie uzasadnionym celem administratora w zakresie danych dotyczących osób dedykowanych do wykonania umowy jest konieczność realizacji umowy.
Rozpatrywanie skarg i reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami związanymi z zawartą umową.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Windykacja należności i prowadzenie postępowań przed sądowych, sądowych, a następnie egzekucyjnych.
Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów w tym dokumentów niezbędnych do rozliczeń.	a)      art. 6 ust. 1 lit. c RODO w stosunku do dokumentów których przechowywanie stanowi obowiązek prawny; b)      art. 6 ust. 1 lit f RODO w zakresie danych przechowywanych przez okresy niezbędne dla dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami.	W stosunku do danych zawartych na dokumentach których okres przechowywania nie jest regulowany przepisami prawa, prawnie uzasadnionym interesem administratora w archiwizowaniu dokumentów jest dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.
Prowadzenie statystyk	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań co pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone mogą być  jedynie na podstawie posiadanych zgód	Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów
Obsługa zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego, innych wniosków, w tym  zapewnienie rozliczalności	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności

Podstawa przetwarzania danych:

W zależności od podejmowanych przez Usługobiorcę czynności, mogą to być:

1. umowa o świadczenie usług lub działania podejmowane na Twoje żądanie, zmierzające do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. ciążący na nas obowiązek prawny, np. związany z rachunkowością (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3. Twoja zgoda wyrażona w Serwisie – jeśli zdecydujesz się na jej wyrażenie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), masz prawnie uzasadniony interes, polegający na przetwarzaniu w celach:

• ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• analitycznych lub statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• marketingu bezpośredniego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia umowy.

Skutek niepodania danych:

1. brak możliwości zarejestrowania się w serwisie,
2. brak możliwości korzystania z usług serwisu,
3. brak możliwości otrzymywania informacji o promocjach czy ofertach specjalnych, oferowanych w serwisie.

Możliwość cofnięcia zgody Usługobiorca ma w każdej chwili. Przetwarzanie danych do momentu cofnięcia przez Usługobiorcę zgody pozostaje zgodne z prawem.

 

Profilowanie/Przetwarzanie Danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na Usługobiorcę.

W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób, że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach, jak również podejmujemy działania remarketingowe, jednakże w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.

 

Cookies/Ciasteczka

Nasz Serwis, jak większość witryn internetowych, korzysta z tzw. plików cookies (ciasteczek). Pliki te:

• są zapisywane w pamięci Twojego urządzenia (komputera, telefonu, itd.);
• umożliwiają Ci, m.in., korzystanie ze wszystkich funkcji Serwisu;
• nie powodują zmian w ustawieniach Twojego urządzenia.

Korzystając z odpowiednich opcji Twojej przeglądarki, w każdej chwili możesz:

• usunąć pliki cookies,
• blokować wykorzystanie plików cookies w przyszłości.

W tym Serwisie ciasteczka wykorzystywane są w celu:

• zapamiętywania informacji o Twojej sesji,
• statystycznych,
• marketingowych,
• udostępniania funkcji Serwisu.

Zbieramy i analizujemy informacje nieosobowe dotyczące typu, modelu urządzenia, jego dostępnej pamięci, identyfikatora reklamowego oraz wszelkich technicznych informacji o użytkowniku, systemie operacyjnym i inne podobne informacje. Możemy zbierać ciasteczka zawierające ww. informacje. Informacje przechowywane są w celu usprawnienia działania Systemu oraz w celu automatycznego adresowania do użytkownika spersonalizowanych ofert. Zgodnie z art. 173 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 173 ust. 2 Prawa telekomunikacyjnego, jeśli nie chcesz, aby ciasteczka były zapisywane w pamięci Twojego urządzenia, powinieneś w odpowiedni sposób zmodyfikować ustawienia. Konfiguracja, która dopuszcza używanie ciasteczek oznacza, że wyrażasz na powyższą zgodę.

 

Okres przetwarzania Twoich danych

Dane przechowujemy przez okresy wskazane poniżej:

1. dane zawarte w umowach i pełnomocnictwach – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
2. dokumenty rozliczeniowe (w tym umowy) – księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
3. dokumenty związane z rękojmią – dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji będą przetwarzane przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
4. dane dla celów marketingowych:
   1. w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody na wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej – do czasu jej wycofania lub złożenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych, w zależności od tego które ze zdarzeń nastąpi wcześniej;
   2. w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
5. dane przekazywane z wykorzystaniem formularza kontaktowego – przez czas prowadzenia sprawy z wykorzystaniem formularza, jednakże nie dłużej niż przez okres 3 lat celem zachowania zasady rozliczalności, chyba że zostanie wniesiony sprzeciwu co do przetwarzania.
6. dane przetwarzane dla celów statystycznych – przez czas posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych innej niż cele statystyczne, po odpadnięciu podstawy prawnej przetwarzania dane osobowe dla celów statystycznych nie są przetwarzane.
7. Dane przetwarzane na potrzeby dochodzenia roszczeń i/lub związane z roszczeniami:
   1. do czasu upływu terminu dochodzenia roszczeń i obrony przez roszczeniami wynikającego z konkretnego stosunku prawnego będącego jego podstawą;
   2. w przypadku okresów przechowywania regulowanych przez przepisy prawa – przez wskazane tam okresy.

 

Bezpieczeństwo Danych

Podejmujemy wszelkie niezbędne środki do ochrony danych osobowych Usługobiorcy, jego firmy i wszelkich innych danych wprowadzanych do serwisu.

Na podejmowaną przez nas ochronę, składają się w szczególności:

• system bezpieczeństwa transmisji danych – dane Usługobiorcy szyfrowane są przy użyciu klucza SSL (Secure Socket Layer) i praktycznie nie mogą być przechwycone i rozszyfrowane przez niepowołane osoby.
• system kontroli dostępu do danych – tylko Usługobiorca oraz dedykowany administrator ma dostęp do danych, za pomocą wymyślonego przez siebie hasła ora udzielonych uprawnień.
• system zabezpieczenia danych przed awarią urządzeń – wszelkie wprowadzone przez Usługobiorcę dane będą przechowywane w taki sposób, aby wyeliminować możliwość ich utraty w razie awarii sprzętu.
• nie odpowiadamy za treść danych wprowadzanych przez Usługobiorcę.
• Usługobiorca ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz danych swojej firmy i modyfikowania ich w każdej chwili.

 

Uprawnienia Usługobiorcy

Ponadto Usługobiorcy przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także żądania przeniesienia danych do innego administratora.

Usługobiorca ma również prawa do:

1. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych:
   1. z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Usługobiorcy danych osobowych, opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. na prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez administratora), w tym profilowania na podstawie tych przepisów,
   2. jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
2. dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
3. sprostowania swoich nieprawidłowych danych;
4. żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
5. żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;
7. przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany.

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw.

 

Udostępnianie danych podmiotom zewnętrznym

Co do zasady nie sprzedajemy, nie udostępniamy ani nie przekazujemy zbieranych informacji innym podmiotom, chyba że obowiązek ich udostępnienia wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W związku z naszym serwisem korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych, którym mogą być przekazywane Twoje dane (wyłącznie w celach wskazanych w niniejszej polityce).

Poniżej znajduje się lista możliwych odbiorców danych Usługobiorcy:

1. podmioty powiązane z nami osobowo lub kapitałowo;
2. osoby współpracujące z nami na podstawie umów cywilnoprawnych, wspierające naszą bieżącą działalność;
3. biuro rachunkowe;
4. podmiot zapewniający system mailingowy;
5. podmiot administrujący systemami IT;
6. podmiot przechowujący nasze serwery;
7. odpowiednie organy publiczne w zakresie, w jakim jesteśmy zobowiązani do udostępnienia im danych;

Dane osobowe możemy przekazywać innym podmiotom, które będą je przetwarzały, w szczególności:

• podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
• bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
• organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, PIP, ZUS),
• podmiotom umożliwiającym nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych,
• podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność, w tym IT.

Zmiany w Polityce Prywatności

Iconity zastrzega sobie możliwość aktualizacji niniejszej polityki prywatności w dowolnym momencie. W takim wypadku, na stronie serwisu zostanie udostępniona stosowna informacja.

 

Akceptacja tych warunków

Korzystając z naszych usług, akceptujecie Państwo niniejszą politykę prywatności. Dalsze korzystanie z naszych usług po wprowadzeniu zmian do tej polityki będzie uznane za akceptację ww. zmian.